Đây là lần đầu tiên Tổng công ty Phát điện 1 tổ chức Hội nghị tập huấn công tác Văn phòng, Hội nghị hứa hẹn là địa điểm để những người làm công tác Văn phòng trong Tổng công ty gặp gỡ và trao đổi kinh nghiệm cũng như kỹ năng nghề nghiệp. Hội nghị vinh dự được đón ông Nguyễn Hữu Thịnh, Tổng Giám đốc Tổng công ty Phát điện 1 và ông Trần Việt Anh, Phó tổng giám đốc chủ trì hội nghị. Tham gia hội nghị còn có sự góp mặt của gần 100 đại biểu, là các CBCNV đang công tác trong khối Văn phòng của các đơn vị trong toàn Tổng công ty.
Ông Phạm Tuấn Anh, PCVP EVNGENCO1 báo cáo tại hội nghị
Tại Hội nghị, thay mặt những người làm công tác Văn phòng, ông Phạm Tuấn Anh, PCVP EVNGENCO1 đã báo cáo tổng kết công tác Văn phòng năm 2019 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2020. Báo cáo sinh động với những con số cụ thể, ấn tượng như: trên 32.000 văn bản phát hành, trên 14.000 HSCV điện tử đã được lập trong toàn TCT; hay trong 11 tháng đầu năm có trên 200 hội nghị truyền hình được kết nối và trên 200 tin bài trên website; cơ quan TCT đặt trên 1300 lượt vé máy bay đi công tác; trên 1500 chuyến xe đưa đón cán bộ phục vụ công việc v.v... Điều này đã phần nào phản ánh khối lượng công việc, cũng như cả quá trình nỗ lực, cố gắng không ngừng của toàn khối Văn phòng TCT trong suốt thời gian qua.
Ông Trần Việt Anh, PTGĐ, chủ trì hội nghị, đã thay mặt lãnh đạo TCT đánh giá cao sự cố gắng của các cấp lãnh đạo và chuyên viên chuyên trách trong công tác VP, khẳng định những đóng góp của công tác VP đã giúp thông tin hai chiều giữa lãnh đạo TCT và các đơn vị được thông suốt, chính xác và kịp thời, đóng góp hiệu quả vào sự phát triển EVN/EVNGENCO1.
Các đơn vị tham gia hội nghị đã mang tới 09 tham luận về các mặt của công tác văn phòng như công tác Văn phòng điện tử, Ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý và điều hành xe, công tác an sinh xã hội, công tác xây dựng mối quan hệ với truyền thông và xử lý khủng hoảng truyền thông ... Các bài tham luận là bài học kinh nghiệm từ thực tiễn rút ra của các đơn vị, muốn truyền bá và lan tỏa trong toàn TCT.
Đại diện Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn trình bày tham luận
Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng TCT và hệ thống văn phòng chuyên trách của các đơn vị chính là nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo TCT và lãnh đạo các đơn vị. Hiệu quả quản lý của đơn vị không thể tách rời hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Để nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng thì việc nâng cao chất lượng nguồn nhân sự được xem là một giải pháp ưu tiên, vì đó là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hội nghị đã thảo luận, nêu các bài học kinh nghiệm để khắc phục các hạn chế; đề ra các nhiệm vụ, giải pháp đúng, có tính khả thi cao trong thời gian tới.
Tổng giám đốc Nguyễn Hữu Thịnh phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị
Phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị, Tổng giám đốc Nguyễn Hữu Thịnh đã đánh giá cao nỗ lực của khối văn phòng trong toàn Tổng công ty, ông coi đó là bộ mặt, là khâu hậu cần trong mọi hoạt động của Tổng công ty. Đồng thời, Tổng giám đốc cũng chỉ ra một số tồn tại trong công tác Văn phòng và yêu cầu triệt để khắc phục.
Phó tổng giám đốc Trần Việt Anh phát biểu tổng kết Hội nghị
Phát biểu tổng kết hội nghị, Phó tổng giám đốc Trần Việt Anh đã tiếp thu ý kiến chỉ đạo của TGĐ và quán triệt hội nghị các giải pháp để nâng tầm công tác văn phòng trong toàn Tổng công ty như sau:
Một là, nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác VP trong đội ngũ lãnh đạo và chuyên viên, đặc biệt phải quán triệt nhận thức coi công tác VP là trách nhiệm chung của từng đơn vị mà đầu mối chính là bộ phận VP Tổng công ty. Văn phòng cần đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành; yêu cầu này liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng:
Hai là, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ những người làm công tác Văn phòng, có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng và trang bị kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ hành chính văn phòng và cả lĩnh vực chuyên môn có liên quan cho toàn thể lãnh đạo và CBCNV Văn phòng để đáp ứng những yêu cầu liên tục thay đổi trong công việc. Luôn nâng cao nhận thức và xác định CBNV Văn phòng phải giỏi một việc, biết nhiều việc, có sự nhiệt tình, trách nhiệm cao…
Ba là, tăng cường đầu tư khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất và các trang thiết bị làm việc, tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin; tích cực đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng như: triệt để áp dụng phần mềm xử lý văn bản điện tử Eoffice cũng như các công nghệ số để công tác chuyển, nhận văn bản, trao đổi thông tin được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, từ đó việc phối hợp xử lý công việc cơ quan TCT và các đơn vị thành viên, liên kết ngày càng chặt chẽ, rút ngắn được thời gian xử lý công việc; đồng thời bám sát các đơn vị, thường xuyên liên lạc, kịp thời nắm bắt, chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị thực hiện công nghệ đồng bộ trong toàn TCT.
Bốn là, các đơn vị cần sớm xây dựng và triển khai đề án nâng cao hiệu quả sử dụng của các nguồn lực chung tạo môi trường cảnh quan đẹp, phù hợp với điều kiện, vị thế và yêu cầu nhiệm vụ của EVNGENCO1. Trong công tác quản trị, bảo đảm cơ sở vật chất, lễ tân, hậu cần phải chu đáo, kịp thời, nhiệt tình, trọng thị; chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn để lại những ấn tượng và tình cảm tốt đẹp đối với cán bộ và khách đến làm việc; thường xuyên đổi mới phong cách, thái độ và lề lối tác phong làm việc của Cơ quan Văn phòng; làm việc theo kế hoạch, chương trình, các bước theo quy trình ISO, thực hành 5S và quy định làm việc cụ thể. Trong công tác truyền thông, phải đảm bảo thông tin tức thời, nội dung và hình ảnh trung thực, khách quan; thường xuyên liên hệ với cơ quan báo chí; tạo mạng lưới hoạt động phối hợp nhịp nhàng, nhanh chóng giữa cơ quan TCT và các đơn vị; chú trọng hướng dẫn, nâng cao nghiệp vụ truyền thông, quan hệ cộng đồng cho cán bộ phụ trách của tất cả các đơn vị.
Năm là, tăng cường kiểm tra, kiểm soát và có chế tài thưởng phạt phù hợp với các quy chế thi đua khen thưởng của TCT. Liên quan đến giải pháp này, đề nghị VP TCT xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát phân công trách nhiệm cụ thể, xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa VP TCT và các Ban chuyên môn. Đối với các công tác chuyên môn nghiệp vụ văn phòng, VP TCT đầu mối chỉ đạo chuẩn hoá hệ thống mẫu văn bản thống kê trong toàn TCT.
Cũng tại Hội nghị, các đại biểu còn được tham dự buổi tập huấn về chuyên đề "Công tác Văn thư – Lưu trữ trong bối cảnh bối cảnh Chính phủ điện tử" và "Công tác lưu trữ tại EVNGENCO1 và các đơn vị thành viên, liên kết" do các chuyên gia từ Cục văn thư lưu trữ trình bày.
Gần 100 đại biểu chụp ảnh lưu niệm cùng lãnh đạo EVNGENCO1